Sete dicas para você não fazer feio em uma viagem de negócio

Publicado no Terra em março de 2010
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Atire a primeira pedra aquele que nunca teve que fazer uma viagem a trabalho e se viu sozinho em uma terra estranha, seja aqui dentro ou fora do país? Especialmente quando vai sozinho, a carga de responsabilidade é enorme, já que você é o único representante de sua empresa lá fora. Ou seja, comportar-se mal está totalmente fora de questão. E com todo o planejamento da viagem, muitas vezes, a etiqueta é completamente esquecida.

» Confira dicas de como fazer uma mala

Assim, em parceria com a consultora de imagem Lilian Riskalla, preparamos dez dicas para você levar em conta antes de fazer seu check-in.

1) Seja autosuficiente

Se você foi convidado por algum cliente, parceiro ou até mesmo a matriz de sua empresa (se for multinacional), não jogue as carga de responsabilidade nas costas do anfitrião.

Faça os preparativos você mesmo, cuidando da reserva dos hotéis, meios de transporte etc. Se o anfitrião, porém, insistir em cuidar de tudo, aceite de bom grado, já que provavelmente ele estará lhe hospedando em algum logal de fácil acesso e trânsito para ambos.

2) Cuidados na escolha dos hotéis

Empresas geralmente têm um departamento para viagens ou alguém responsável pelas reservas, mas atente para o fato que muitas cadeias hoteleiras possuem quartos especiais para executivos com uma estrutura que incluem internet, área para instalação do laptop, telefone habilitado para conferências e também business centers completos. Assegure-se dessa estrutura (quando necessária) antes de fechar o hotel.

3) Quando a reunião acontece no hotel

Se você vai capitanear as reuniões e elas ocorrerão dentro do local onde está hospedado, o mais prudente é fazer uma reserva da sala de reuniões com antecedência e verificar se o hotel tem a estrutura que você necessita (projetor, serviço de catering etc.).

Avise também se haverá a necessidade de reserva de mesas no restaurante do hotel para almoço e/ou jantar.

4) Tempo é dinheiro

Se você for fazer uma viagem de avião de longa duração, programe-se para chegar um dia antes de seu encontro. Com isso você estará descansado, mais apresentável e não corre o risco de atrasar.

Se você tem uma reunião no dia de sua chegada, reserve um voo que lhe dê folga o suficiente para chegar com calma. Nesses casos, o ideal é contratar um serviço de transporte, já que o chofer seguramente vai saber lhe levar ao local da reunião rapidamente.

5) Controlando despesas

Isso já é lugar-comum, mas cuidado com a armadilha do frigobar e do serviço de quarto. Eles podem sair muito mais caro do que você pensa. E lembre-se que em 99% dos casos você vai ter de prestar contas das despesas da viagem à chefia, por isso, organize seus gastos, nunca deixe de solicitar notas fiscais ou recibos, e anote nelas a que se refere a despesa. Vai ser mais fácil de justificá-las depois.

6) O enigma da gorjeta

É de bom tom, especialmente fora do Brasil, dar gorjetas ao funcionários que lhe ajudarem no hotel. Sendo assim, mantenha uma quantidade de notas baixas na carteira.

O esquema é assim: quanto mais trabalhoso ou demorado for o serviço, maior a gorjeta. Não exagere, porém, no valor, ou ficará com fama de tolo ao invés de generoso.

Nos restaurantes dos países estrangeiros é comum dar gorjeta ao garçom (em torno de 15%), mas esse valor não sai na nota fiscal. Verifique com sua empresa a política para isso, pois será despesa não-justificável.

7) Se viajar com o chefe, respeite a hierarquia

Você não precisa ficar todo solicito ou puxando o saco da sua chefia em uma viagem de negócios. Basta a boa educação e o respeito ao cargo dele.

Sendo assim, sempre o posicione no melhor lugar da mesa, abra portas ou permita que ele ou ela sempre inicie a conversação. Com isso, você sutilmente mostra quem manda no negócio.