Dez coisas que você precisa saber para usar seu e-mail como se deve

Publicado no Terra em julho de 2009
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Desde que o e-mail se tornou a ferramenta padrão de comunicação pessoal e profissional, as pessoas mudaram a forma de conversar umas com as outras. E agora, ao invés de usar o telefone, elas optam por seus computadores, notebooks e celulares para dispararem qualquer tipo de mensagem, sem se atentar para forma, tom ou etiqueta. Acontece que uma coisa é você falar, outra é escrever. Por isso, juntamos dez regras de etiqueta básicas para você ser sempre bem compreendido e não ficar conhecido como o safado terrorista do e-mail.

1.Uma coisa é uma coisa, outra coisa é outra coisa: por mais que alguém insista em lhe dizer o contrário ou que você teime em achar bobagem, o e-mail profissional, aquele que a empresa disponibiliza para você, não deve ser usado para mensagens pessoais. Aliás, em 2008, a 1ª Turma do Tribunal Regional do Trabalho do Distrito Federal deu ganho a uma companhia que havia demitido um funcionário por justa causa pelo mau uso do e-mail corporativo. Portanto tenha seu e-mail pessoal, de preferência webmail, e assim pode disparar, à vontade, aquele filminho que recebeu, as fotos de uma gostosa em trajes mínimos (quando há traje) ou aquele PPT com anjos e mensagens edificantes.

2.Tudo o que você escrever pode e será usado contra você mais tarde: na comunicação verbal, a mensagem é transmitida não só pelas palavras, mas também pelo tom de voz e pela gesticulação. No e-mail isso não acontece, portanto meça suas palavras. Use tom profissional nos e-mails corporativos e evite piadinhas, ambivalência, duplo sentido e principalmente sarcasmo. E não pense que nas mensagens pessoais, a regra também não vale. Algumas coisas podem ser muito mal interpretadas.

3.Venho por essas mal digitadas linhas: não tenha pressa em disparar o e-mail. Confira antes o que escreveu, veja se faz sentido, corrija erros gramaticais e veja se não comeu palavras. E não confie única e exclusivamente no corretor automático. Lembre-se que se esquecer o primeiro "d" em "pedido", por mais que esteja gramaticalmente correto, a coisa pode ficar bem feia.

4.Não pratique o Spam: recebeu uma mensagem de alguém perguntando algo para dezenas de pessoas? Verifique a quem realmente interessa sua resposta e copie, se necessário, apenas essas pessoas. Lembre-se que não existe coisa mais odiosa que ter sua caixa de mensagens lotada com respostas como um simples e solitário "ok", mandada por algum inepto, a todos da lista.

5.O vazio existencial do assunto: este também é um erro crasso cometido pelos apressados de plantão, ou seja, manter o campo de assunto sem nada. Outro problema também são assuntos vagos como "Olá" ou "Planilha". Desperte o interesse por seu e-mail colocando em poucas palavras a que a mensagem se refere, como "Planilha de controle de gastos - 1º trimestre". Assim fica mais fácil de se achar depois e será aberto mais rapidamente por aquele que está ávido pela informação.

6.Escreva um e-mail e não um romance: as mensagens online foram feitas para serem curtas. Um relatório de sete páginas no corpo do e-mail é garantia que o leitor só chegará ao terceiro parágrafo e apertará "Apagar" ou a seta para próxima mensagem. Se for se estender, envie seu report anexado e explique na mensagem a que se refere, destacando os pontos principais.

7.Os nomes do jogo: não custa nada começar sua comunicação escrita com um "Prezado Fulano", "Caro Fulano", "Querido Fulano" e assim por diante. Um e-mail sem saudação e o nome do destinatário acaba se tornando frio e impessoal demais. Mesmo quando for enviado a várias pessoas, um "Prezados colegas" cai bem. Outro detalhe importantíssimo, especialmente nas mensagens corporativas, é ter uma assinatura no final com seu nome, cargo, telefone, website etc. Mostre quem você é.

8.Queime depois de ler: e-mail não foi feito para se disparar informações sigilosas. É, aliás, uma das piores ferramentas para isso, já que não só está sujeito a ação de hackers, como também é facilmente retransmitido por algum desavisado que não entende a importância dos dados apresentados. Lembre-se das centenas de pessoas que mandam mensagens íntimas demais a seus amigos no Orkut com um aviso de "Apaga Isso" e acabam por viver uma grande vergonha quando se vêem expostas na rede. Nos casos de confidencialidade, marque uma reunião, mande o arquivo por outros meios (pen drive, CD etc) ou utilize programas de criptografia.

9.Quando o carteiro chegou e o meu nome gritou: outro detalhe importante é conferir se os destinatários estão corretos antes de disparar. Como a maioria das ferramentas de e-mail permite o preenchimento automático da sua lista de contatos, não é raro você querer mandar a mensagem para o "João Antunes" e ela acabar na caixa do "João Andrade". No caso de informações mais sensíveis, isso pode causar um problema absurdo depois.

10.Você tem 5.629 mensagens: lembre-se que o e-mail é hoje a mais importante ferramenta de comunicação da espécie humana. Portanto, cheque regularmente sua caixa para conferir as mensagens e tome muito cuidado com recursos como auto-arquivamento por remetente. Você pode estar perdendo informações valiosas, ótimos convites ou até mesmo alguma solicitação urgente de trabalho de seu chefe, que se não cumprida, seguramente vai pesar na sua avaliação.